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【月曜お役立】やっちゃったことありません。メールの誤送信。ちょっとした工夫で誤送信、減らす方法教えちゃいますよ。

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私が経験したことで、もしかしたら皆さんの仕事の役に立つかも知れない。

そんな情報をお届けしてみたいとおもいます。

今回はメールの誤送信について。

やっちゃったことありません。メールの誤送信。
じつはちょっとした工夫で誤送信を減らすことができるんです。

その方法。教えちゃいます。

じつは先週金曜日に1通のメールが。内容はいたってマジメ。
しかし宛先には50を超えるメールアドレスが公開されていたんです。
はい。送った人。やっちまいましたね。
BCCで送るところ。TO発信。

アドレスが他の人にバレたところで、私は問題ありませんが、中には個人アドレス(プロバイダーアドレス)を利用している人もいて。
他人にアドレスを公開されるって、まぁキモチ悪いわけですよ。
厳密にいえば情報漏えいともいえちゃいますけど、まぁメールアドレスだけですからね。
個人情報の特定はできないと思うのでギリギリセーフかも知れませんが、

やっちまうと信用はなくすわけです。

ほどなく、送信元からごめんなさいメールがきました。

もちろん誰にでもミスはあります。わたしも過去にやっちまった経験者です。
レベルの程度は色々ありますが人の会社の見積りを添付。
書きかけの文章を送信など。

経験者が語りますけど、誤送信ちょっとしたことで劇的に減らせます。
この方法に変えてから劇的に改善されたので
さっそく紹介してみよう。

対策法

単純にメールを書くときの手順とツールを変えるんです。

  1. 本文はテキストエディタ(ワード含む)で書く
  2. 添付ファイルがある場合は、ファイルをデスクトップに貼り付ける
    ただしデスクトップはきれいに
  3. メールソフト立ち上げ。本文をテキストエディタからコピペする。
  4. 添付ファイルを選ぶ(ある場合のみ)
  5. 件名を書いて、宛名を最後に選んで送信。

これでOKです。はい。劇的に減りますよ。誤送信。

ミスしている人の手順

  1. 宛名(TO,CC,BCCの順番)
  2. 件名
  3. 本文
  4. 添付
  5. 送信ボタン

の順番でメールを送ってません。

これってメールソフトの作りがこの順番なんです。
人間の心理からいうと上から順番に入力、埋めて行くんです。でもこれが誤送信を起こしている可能性を高くしているんです。

誤送信のパターン

まずは宛名間違い

本文の内容を考えているあいだに、何度も書き直して、誤字脱字とか物凄く気にして、最後書き上がったときに達成感ですぐに送信ボタンを押しちゃう人がいます。そうすると最初に入力または選択した宛名を見直さない確率が結構高いんです。そもそも最初から違う人選んでるから間違って送っちゃうんですが(笑)最後に宛名を入れるだけで、この人へのメールということを認識でき、誤送信の改善に繋がります。

文章が未完成のまま送信

これは確実に動作ミスですね。本文書いている間に、送信ボタンをクリックしちゃうやつ。最後に宛名を入力すると確実に防げます。だって宛名入力されてないから。

添付の間違い

いっぱいファイルが保管されているフォルダから添付ファイルを選ぶと、添付するファイルを間違えます。デスクトップなど常に余計なファイルがないところから添付ファイルを選べば間違いは防げます。

ミスは防げませんが、ただ作業手順を変えることで、グッとミスを減らせることはできます。誤送信したことある人は、参考にしていただきながらご自身のオリジナル方法を発見してみてください。

ただ、今回のTOとBCCを間違って送ってくるのは誤送信というより、パソコンのメールの仕組みを知らなかったと思うしかありませんが(笑

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MOT(技術経営修士)取得後、9年勤めた会社を退職し、現在はフリーランスの営業・業務代行として活動中。 特許のライセンス契約(締結先)など、ちょっと小難しい内容から、ホームページ製作やカタログなどの販促物まで、営業や販売に付帯する一連の仕事を請け負っています。 Blogは好き勝手なことを書いています。本や食べ物、時々お仕事の話がでてきます。
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