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【月曜お役立】やっちゃったことありません。エクセルで計算式消しちゃうの。ちょっとした工夫で消さないで運用できる方法教えちゃいますよ。

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私が経験したことで、もしかしたら皆さんの仕事の役に立つかも知れない。
そんな情報をお届けしてみたいとおもいます。

エクセルって便利ですよね。私の使用しているエクセルはサポートが終わってしまっている2002(笑
セキュリティ的にはOUTですが、マクロとか使わないし、Windows7でも問題なく動くので、そのまま使っています。

それにしても、エクセルって表計算ソフトなのに、いろんな使い方している人見かけますよね。

  • ワードの代わりに文章を書いている人。
  • ちょっとした図面を書いている人。
  • 絵を書いている人。

でも企業では

  • 見積書
  • 支払表
  • 給料明細
  • 計画書

こんなのに利用しているのが一般的でしょう。

これらは専用のソフトも売っていますが、私がサポートしている会社は、専用ソフトを買って運用する程の量を処理していないので、ざっくりとエクセルで作ってあげちゃいます。

あとファイルが存在しないで、原紙をコピーして使用している表は、データを作り直して欲しいなんて依頼も結構あるんです。これがだいぶ評判良いので、ボチボチ書類代行ページを立ち上げようかな。

さて、話を戻しますが、計算表を作ってあげても一番やっちまうのは、
タブに入っている計算式を[Del]で消しちゃう人がいるんです。

で、騒ぎ出すわけです。

お客様
あれ計算合わないんですけど。。。
あれ納品したときはOKじゃなかったですかね。こちらにある納品ファイルを確認しましたけど問題ないんですよ。
お客様
だって合わないんだよ。何にもしてないけど。
いやいや。何もしてないで、おかしくなるって、ある意味おかしいだろう。

と心の中ではつぶやき。

ファイル送って調べると、もう、あっちゃこっちゃ、計算式が消されているわけですよ。
まぁそんな人だから、マスタファイル(最初に納品したファイル)が、既にどれだかわからなくなって、今使っているファイルを送ってきます。大抵はマスタファイルを再送して終わりになりますが、計算しているファイルをなおして欲しいってのは、一番多かったりします。作業としては、めんどうな作業になります。

あるとき、気づいちゃったんです。

これもメールの誤送信と同じで、手順を少しかえれば、相当な確率でミスを減らせるのに、使っている人がそうしていないんだって。

大抵はマスタファイルからデータを入力すればいいのに、めんどうなので過去に入力したことのあるファイルを呼び出して、新しいデータを入力(変更点だけ入力しようと)するんです。

例えば 2月のデータを入れるのに

  1. 1月のファイルを呼び出す
  2. 2月データを入れる
  3. データ入力中に1月のデータが邪魔なので[Del]で消す。
  4. 知らない間に、計算式を消す。

で、1月のファイル名のまま、2月のデータを上書きしちゃう。
気づいたときに2月分のデータがないって騒ぎになる。

ちゃんと管理できない人はどれが正しいファイルなのかもう分からなくなっちゃう。

 

前回のメールの時にも書きましたが、パソコンの動作ってクセみたいなもので

 

ミスする人の動作って

  1. エクセル起動
  2. データ入力
  3. 保存(名前をつける。上書き)

という教科書通りの動作が染み付いているんです。

対策方法

  1. エクセル起動
  2. 保存 名前をつける
  3. データ入力
  4. 上書き保存

に替えるだけでも、抜群にミスは減ります。
私もこの方法に替えてから、見積ファイルを上書きしちゃったっていうのがなくなりました。

タブをブロック

計算式を消してしまう対策には、計算式が入っているタブはロック。入力するタブはロックを外し、シートを保護(パスワード)するというのも一つの手です。

▼通常はロックがかかっている

[セルの書式設定-保護]で確認。

タブにカーソルをあわせて右クリックすると表示される。

▼データを入力するタブはロックを外す(レ点クリック)

▼シート全体を保護する[ツール-保護-シートの保護]

▼この状態にレ点がついているのを確認して、パスワードを入れる。


念のためパスワードはエクセルシートに書いておいた方がいいよ。

本来パスワードって人の目に触れるところに書いちゃいけないと思うかも知れないが、このパスワードの目的はシートを保護するためだから、忘れたら完全にOUT。一緒にしとく方がいいです。

▼パスワードはもう1回要求されます。

▼印刷の領域は設定しとくこと

[ファイル-印刷の領域-印刷範囲の設定]


印刷領域外にパスワード書いとくと、これでプリンタで印刷されません。

 

テンプレート エクセル

あと知られていないんですが、エクセルってテンプレートっていうファイル形式があってそれを準備しとくと、計算式が入った新しいエクセルファイルを開いてくれるんです。
つまり、マスタファイルの上書き保存が防止できるんです。

▼エクセル テンプレート

これでマスタファイルを準備しとくとマスタファイルの書き換えを防止できます。

▼クリックすると

見積書(ファイル名)+ 1 という

エクセルファイル(.xls)になる。

▼テンプレートはいつも通りエクセルでデータ作って、保存するときにファイルの種類でテンプレートを選んで名前をつけて保存すればOK。

ミスは完全に防げませんが、ただ作業手順を変えることで、グッとミスを減らせることはできます。やっちまったことある人は、参考にしていただきながらご自身のオリジナル方法を発見してみてください。

まぁ、マスタファイルを管理できないというのは、パソコンの操作以前の問題のような気もしますが。。。

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MOT(技術経営修士)取得後、9年勤めた会社を退職し、現在はフリーランスの営業・業務代行として活動中。 特許のライセンス契約(締結先)など、ちょっと小難しい内容から、ホームページ製作やカタログなどの販促物まで、営業や販売に付帯する一連の仕事を請け負っています。 Blogは好き勝手なことを書いています。本や食べ物、時々お仕事の話がでてきます。
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